Richting het einde van het jaar krijgen wij van klanten geregeld de vraag of zij nog iets extra voor hun medewerkers kunnen doen. We merken dat deze vraag dit jaar nog meer speelt, gezien de inflatie en extra lasten waar huishoudens mee te maken hebben. Mogelijk kan de werkkostenregeling hiervoor benut worden!
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De WKR geeft werkgevers de ruimte om een bepaald percentage van de fiscale loonsom onbelast te besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. De vergoedingen hoeven niet direct gelinkt zijn aan de werkzaamheden van medewerkers, maar zijn juist iets extra’s waar medewerkers bijvoorbeeld ook privé voordeel van kunnen hebben. Denk hierbij aan cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten.
Hoe werkt de WKR?
In beginsel is alles wat je aan een werknemer – in geld of natura – verstrekt of vergoedt loon en dient daarop loonheffing te worden ingehouden en afgedragen. Via de WKR is het mogelijk bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan werknemers te geven.
Het bedrag dat je onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. De vrije ruimte is een percentage van het totale fiscale loon en deze wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. In 2022 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 1,7 procent. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18 procent.
Komt het bedrag dat je onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte dat boven de grens komt, tachtig procent belasting betalen.
Wat mag je allemaal onderbrengen in de vrije ruimte?
Eigenlijk mag je alles onderbrengen dat niet onder salaris of de uitzonderingen valt. Veel voorkomende kosten die ondergebracht worden in de vrije ruimte zijn:
– Personeelsfeesten (buiten de werkplek);
– Teamuitjes;
– Kerstpakketten;
– Mobiele telefoon;
– Gereedschap;
– Fiets van de zaak;
– Een netto bonus.
Hoeveel mag je in de vrije ruimte onderbrengen?
Vrijwel alles mag je onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengen, maar wel tot een bepaald bedrag. Het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling mag niet meer dan dertig procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets. Het zou bijvoorbeeld ongebruikelijk zijn als een directeur de vrije ruimte aan zichzelf besteedt en zichzelf een flinke vergoeding uitkeert. De fiscus gaat er van uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal €2.400 per persoon per jaar in elk geval gebruikelijk is.
Wat gaat niet ten laste van de vrije ruimte?
Er zijn verschillende vergoedingen die niet ten laste van je vrije ruimte gaan. Dat zijn:
- Intermediaire kosten: uitgaven die een medewerker doet in opdracht en voor rekening van de werkgever. Vergoeding van deze kosten zijn dus feitelijk vergoedingen die de werkgever aan de werknemer betaalt, omdat de werknemer in opdracht van de werkgever een bedrag heeft voorgeschoten of kosten heeft gemaakt. Voorbeelden daarvan zijn – parkeer- en brandstof – kosten voor de auto van de zaak of kosten van relatiegeschenken voor externe relaties en klanten.
- Nihil-waarderingen: kosten die gemaakt moeten worden voor voorzieningen van de werkplek van de medewerker. Deze voorzieningen zijn op € 0 gewaardeerd en daardoor onbelast. Denk hierbij aan een vaste computer, een kop koffie en thee op kantoor, telefoon en werkkleding.
- Gerichte vrijstellingen: deze bestaat voor verschillende vergoedingen. Denk hierbij aan: reiskosten tot € 0,19 per kilometer, vergoeding voor thuiswerkkosten, de aanvraag van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en kosten van maaltijden bij overwerk.
Neem gerust contact met ons op, wanneer je vragen hebt over de toepassing van de WKR binnen je onderneming!
