Annouk van Houwelingen coördineert bij ons de werkzaamheden op het gebied van financiële administratie. Als Cloud-specialist adviseert ze ondernemers bij het optimaal inrichten van hun financieel-administratieve processen. In deze blog legt Annouk uit wat de voordelen van onze digitale administratiestraat zijn voor ondernemers.
“Toen ik in 2012 begon als adviseur administratie bij Tromp Advies, kregen wij de meeste administraties op papier aangeleverd, die werden vervolgens in een offline-administratiepakket geboekt. Met name de afgelopen jaren bouwen we onze digitale administratiestraat flink uit!” Annouk vervolgt: “Deze ontwikkeling hebben we gestart door aan de slag te gaan met Exact Online. Het voordeel van dat programma is dat het heel gemakkelijk te combineren is met apps en andere onlinesystemen.”
Exact Online
“De eerste stap in onze digitale administratiestraat is het inrichten van de financiële administratie in Exact Online. Daarbij maken we direct een koppeling met de zakelijke bankrekening van de klant, waardoor mutaties automatisch in het systeem worden doorgevoerd. Wanneer er personeel is zorgen we ook dat de salarisadministratie in Exact Online wordt ingesteld. Zo worden salarismutaties direct in de financiële administratie verwerkt!”
WeFact
“De tweede stap is hoe klanten hun eigen offertes en facturen kunnen maken. Wij stimuleren daarbij het gebruik van het facturatieprogramma WeFact. Dit gebruiksvriendelijke programma zorgt dat je snel en foutloos kunt offreren en facturen. Wanneer een factuur verstuurd is, zien wij die automatisch in Exact Online verschijnen. Andersom ziet onze klant in WeFact wanneer de betaling in Exact Online is verwerkt. Zo heeft de klant ook een actueel beeld van de openstaande facturen!”
Basecone
“Voor de aanlevering van facturen maken we gebruik van Basecone. Ook Basecone is gekoppeld aan Exact Online. Met behulp van een apart e-mailadres kunnen inkomende facturen automatisch naar Basecone worden doorgestuurd. Ook hier staat gebruiksvriendelijkheid voorop: je hebt er geen omkijken naar en de gegevens komen realtime bij ons binnen. Met de app van Basecone kan je door middel van een foto losse, papieren bonnen scannen die vervolgens automatisch verwerkt worden.”
Visionplanner
“Met behulp van dashboards in Visionplanner bieden we inzicht in de tussentijdse cijfers. Deze worden vergeleken met voorgaande perioden en de begroting. Zo heb je als ondernemer continu een actueel inzicht in de stand van zaken van je onderneming en kun je waar nodig bijsturen.” Annouk vervolgt: “In de ideale situatie, waarbij je volledig gebruik maakt van de digitale administratiestraat, heb je een ‘up-to-date’ administratie.”
Betalingen verrichten
“Als de administratie ‘up-to-date’ is, kun je via Exact Online ook betalingen verrichten. Je selecteert eenvoudig de facturen die je wilt betalen en stuurt dit door naar je bank. Je hoeft betalingen dan niet meer handmatig per factuur in je bankomgeving in te voeren. Dat is echt de kers op de taart!”
Efficiency
“Efficiency is ons grote doel! We zijn voortdurend op zoek naar systemen die voor onze klanten prettig werken, naar nieuwe ontwikkelingen. Een helder overzicht is belangrijk. Wij stimuleren onze klanten om stap voor stap te ervaren wat het gebruiksgemak en de efficiency van onze digitale administratiestraat is!”
