Het voeren van een administratie heeft de afgelopen jaren een enorme verandering ondergaan. Waar wij in het verleden te maken hadden met ‘een schoenendoos vol bonnetjes’, stimuleren wij nu het voeren van een digitale administratie. Om je meer inzicht te geven in deze efficiënte en gebruiksvriendelijke vorm van administreren, geven we een zevental tips.
1 – Automatiseer je administratie
De transformatie van een papieren administratie naar een digitale administratie is geruime tijd aan de gang. Steeds meer informatie krijg je digitaal aangeleverd, zelf verzorg je digitaal je facturatie en bankieren gebeurt online. Waarom zou je dit dus nog op papier doen? Daarbij biedt digitale verwerking grote mogelijkheden ten aanzien van efficiency en inzicht.
2 – Verwerk je bonnen en inkoopfacturen realtime
Zorg dat je de administratie direct verwerkt. Laat facturen door leveranciers direct naar je administratie mailen en stel een automatische forward richting de administratie in. Stuur losse bonnetjes direct via je app door. Zo hoef je achteraf niet te zoeken naar missende bonnen en facturen. Dit bespaart je tijd én ergernis!
3 – Betaal vanuit je financiële administratie
In je financiële administratie worden al je verplichtingen verwerkt. Selecteer de facturen die je wenst te betalen en verstuur deze in één keer naar je bank. Zo hoef je niet alle facturen nog één voor één in te voeren en weet je zeker dat je de juiste bankrekeningnummers en betalingskenmerken gebruikt. Dit voorkomt fouten en bespaart je veel tijd!
4 – Gebruik een facturatieprogramma
Voor offertes, verkoopfacturen en betalingsherinneringen is gebruiksvriendelijke software beschikbaar die je tijd bespaart en voorkomt dat je fouten maakt. Word en Excel lijken eenvoudig, maar iedereen herkent het verkeerd kopiëren van gegevens, het maken van fouten in berekeningen of het vergeten van het mailen van bijlagen. Goede software verhelpt dit probleem en zorgt er bovendien voor dat facturen direct in administratie verwerkt worden!
5 – Gebruik het inzicht dat de administratie geeft
Doordat je continu je administratie verwerkt, biedt je administratie ook een actueel inzicht in de situatie van je onderneming. Maak hier gebruik van! Bewaak je debiteuren, hou je liquiditeitspositie in de gaten en bekijk hoe het resultaat van je onderneming zich verhoudt tot je verwachtingen. Een goed inzicht zorgt dat je tijdig bij kunt sturen!
6 – Maak gebruik van koppelingen
Het grote voordeel van moderne boekhoudsoftware is dat koppelingen gemaakt kunnen worden met kassasystemen, webshops, branchesoftware, etc. Hierdoor wordt een transactie uit één van die systemen direct in je financiële administratie verwerkt. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je administratie een actueel beeld geeft!
7 – Richt je op het ondernemen
Natuurlijk kun je zelf in de avonduren de boekhouding bijwerken. Maar waarom zou je het willen? Schakel ons als deskundige in, zodat je óf een extra vrije avond hebt óf je tijd kunt besteden aan een klant of een mooie opdracht!
