Een belangrijk onderdeel van uw administratief proces is natuurlijk de facturatie. U werkt hard om uw klanten de gevraagde producten of diensten te leveren, maar uiteindelijk wilt u hiervoor beloond worden. In de avonduren gaat u dan nog aan de slag om facturen te sturen. Wij maken hiervoor gebruik van online facturatieprogramma’s, zoals WeFact of Exact Online.
Een veelgehoorde opmerking is: ‘Ik doe het wel in Word of Excel, want het hoeft niet zo ingewikkeld.’ In dit artikel laten we zien waarom factureren met een online programma zoveel makkelijker is!
1. Foutloos factureren
Er kan veel mis gaan bij het werken met Word of Excel:
- U neemt gegevens van een vorige factuur over, maar u vergeet gegevens te vervangen;
- U berekent het btw-bedrag of het totale factuurbedrag verkeerd door niet of verkeerd gebruik te maken van formules;
- U vergeet de factuur in de bijlage bij de mail op te nemen;
- U verstuurt de factuur naar de verkeerde ontvanger.
Het facturatieprogramma is zo ingericht dat een aantal gegevens standaard juist worden opgenomen, zoals datum en factuurnummer. U hoeft niets te kopiëren. Verder worden berekeningen voor u gemaakt, zodat u daar geen omkijken naar hebt. De factuur wordt vanuit het programma direct naar uw klant gemaild, zodat een bijlage niet vergeten kan worden.
2. Professionele uitstraling
In het facturatieprogramma stelt u een standaard lay-out in voor uw factuur. U bedrijfslogo kan hier eenvoudig aan toegevoegd worden. Het is zelfs mogelijk verschillende huisstijlen te hanteren, bijvoorbeeld wanneer u werkt met meerdere handelsnamen. Naar uw klant wekt dit een professionele indruk.
3. Koppeling met financiële administratie
Verstuurde facturen worden direct in de financiële administratie verwerkt. Deze hoeven dus niet meer afzonderlijk te worden ingeboekt. Daarnaast worden ook betalingen vanuit de financiële administratie teruggekoppeld, zodat in het facturatieprogramma inzichtelijk is welke klanten hun factuur betaald hebben en welke niet.
4. Debiteurenbeheer
Door de onder punt drie genoemde koppeling met de financiële administratie, heeft u actueel inzicht in de openstaande facturen. Wacht een klant te lang met betalen? Dan kunt u met één druk op de knop een herinnering sturen. Ook tweede herinneringen en aanmaningen kunnen eenvoudig verstuurd worden. Zo heeft u meer grip op een tijdige betaling van de facturen.
5. Verzorgen van offertes
Is factureren alleen niet voldoende? Binnen het facturatieprogramma kunt u ook eenvoudig offertes verzorgen. De systematiek is vergelijkbaar met het verzorgen van facturen: uw eigen huisstijl kunt u standaard instellen en berekeningen worden door het programma voor u gemaakt. Wanneer u de offerte hebt verstuurd, kan de klant deze online accepteren. Vervolgens kunt u op basis van de verstuurde offerte factureren. U hoeft dus maar één keer de gegevens in te voeren.
6. Automatisch factureren
Maakt u gebruik van abonnementen of factureert u maandelijks huur of managementvergoeding? Mogelijk stelt u nu elke maand een nieuwe factuur op. Via het facturatieprogramma kunt u instellen dat deze maandelijks op een vast moment worden verstuurd. Zo bespaart u maandelijks tijd.
Hiermee zijn de belangrijkste voordelen van online factureren benoemd. We zijn ervan overtuigd dat deze werkwijze voor meer gemak en inzicht in het facturatieproces zorgt. Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.
